Al igual que las cartas de papel clásicas, que cuando se acumulan acaban ocupando demasiado espacio y haciendo inutilizables las bibliotecas y los escritorios, los correos electrónicos pueden saturar la bandeja de entrada de las cuentas de correo electrónico y acabar creando confusión y "consumiendo" espacio en el disco innecesariamente (por si acaso de clientes de correo electrónico sin conexión). Por tanto, es necesario archivarlos para realizar algún pedido. ¿Cómo se dice? Este es exactamente el problema que le gustaría resolver hoy. panorama, el famoso Cliente de correo electronico desarrollado por Microsoft, pero no sabe cómo proceder? ¡Y luego supongo que ha venido al lugar correcto, en el momento correcto!
En los siguientes párrafos, de hecho, te explicaré en detalle cómo archivar correos electrónicos en Outlook: Te mostraré el procedimiento a seguir en la versión clásica del software para Windows y macOS, en su versión online y en su variante móvil para Android, iOS y Windows 10 Mobile. En aras de la exhaustividad, también le mostraré cómo archivar correos electrónicos desde una cuenta de Outlook sincronizada con clientes de correo "alternativos".
Entonces, ¿ya está en los "puestos de comando", listo para comenzar? ¿Sí? ¡Perfecto! Ponte cómodo, tómate todo el tiempo necesario para concentrarte en leer los siguientes párrafos y, lo que es más importante, implementar los "consejos" que te daré. Estoy seguro de que, si sigues mis sugerencias paso a paso, podrás completar tu "negocio" hoy con el mínimo esfuerzo. ¡Disfruta la lectura!
tutorial), sepa que puede contar con la función de archivo específica, que le permite mover automáticamente los mensajes antiguos a una carpeta separada del resto de correos electrónicos, ordenando así la bandeja de entrada y "agilizando" la base de datos del programa al mismo tiempo.
Antes de mostrarte los distintos pasos a seguir para archivar correos electrónicos en Outlook, quiero decirte que para escribir esta guía utilicé Microsoft Outlook 2016 que, en el momento de escribir este artículo, es la versión más reciente del programa en la suite Office del gigante de Redmond. En cualquier caso, las instrucciones a continuación también se pueden realizar en versiones anteriores del programa (a partir de la versión 2007, en la práctica todas las que tienen la interfaz con pestañas Cinta). Habiendo hecho esta aclaración, podemos tomar medidas.
Ventanas
Si está utilizando la versión de Outlook para Ventanas, haga clic en el botón Archivo ubicado en la parte superior izquierda y seleccione la cuenta de correo electrónico para la que desea configurar el archivo automático de mensajes en el menú desplegable ubicado debajo del encabezado Información de la cuenta (no es necesario si solo tiene una dirección de correo electrónico configurada en el programa).
En este punto, presione el botón Herramientas (el icono de la buzón con pincel) y haga clic en la entrada Limpiar elementos viejos ... en el menú que aparece. En la ventana que se abre, ponga la marca de verificación en el artículo Archivar la carpeta y todas las subcarpetas, seleccione del menú desplegable Archivar elementos antecedentes la fecha de referencia a partir de la cual comenzar a archivar los mensajes y presiona el botón OK para guardar la configuración. Si desea guardar el archivo con los correos electrónicos almacenados en una carpeta diferente a la predeterminada, haga clic en el botón Navegar y elija la carpeta de destino que prefiera.
Si lo desea, también puede archivar los correos electrónicos seleccionando diferentes configuraciones según las carpetas a las que pertenecen los mensajes. Para hacer esto, vaya a la pestaña Casa Outlook (ubicado en la parte superior izquierda), haga clic derecho en el nombre de la carpeta en el que desea almacenar mensajes (p. ej. Correo entrante, Correo enviado, etc.) de la barra lateral izquierda y seleccione el elemento Propiedad… en el menú que aparece.
En la ventana que se abre, seleccione la pestaña Archivado automático y elija la configuración que prefiera: por ejemplo, puede establecer una fecha límite personalizada y una carpeta de destino para archivar mensajes colocando una marca de verificación junto a los elementos Archivar la carpeta usando esta configuración es Mover elementos antiguos a y luego elegir la configuración deseada. Fácil, ¿verdad?
Y si se lo está preguntando, también puede archivar mensajes individuales: para hacerlo, busque el correo electrónico que desea archivar en la bandeja de entrada, haga clic con el botón derecho en la vista previa del mensaje y seleccione el elemento Archivo en el menú que se abre. Alternativamente, seleccione el correo electrónico para archivar y presione el botón Archivo de la tarjeta Casa.
Todos los mensajes archivados terminarán en la carpeta Archivo: al abrirlo, puede hacer clic con el botón derecho en los mensajes individuales archivados y, desde el menú que se abre, eliminarlos haciendo clic en el elemento Borrar, muévalos a otra carpeta presionando sobre el elemento Moverse y así.
Mac OS
En la versión para Mac OS Desafortunadamente, la función que le permite archivar automáticamente los correos electrónicos más antiguos que mencioné en el párrafo anterior no está disponible. Sin embargo, puede crear reglas para archivar automáticamente correos electrónicos que tengan algunas características particulares (por ejemplo, aquellos que provienen de la misma dirección de correo electrónico.
Para hacerlo, haga clic en la pestaña Casa, presiona el botón Reglas ubicado en la parte superior derecha, haga clic en el elemento Crear regla ... y, en el cuadro que se abre, defina las condiciones de la regla usando los menús desplegables ubicados en la parte superior del formulario. En la sección Realice la siguiente acción, abra el menú desplegable, seleccione el elemento Mover a la carpeta y, en el menú desplegable de la derecha, seleccione el elemento Elegir la carpeta ....
En el formulario que se abre, escriba el nombre de la carpeta en el que mover los correos que cumplan con las condiciones que acaba de indicar (ej. Archivo), selecciónelo y presione el botón Escoger. Finalmente, presione el botón OK: ¡todos los correos electrónicos que cumplan con las condiciones que incluyó en la regla terminarán automáticamente en el archivo!
Si lo desea, también puede archivar manualmente uno o más correos electrónicos de la siguiente manera: vaya a la carpeta de la cuenta en la que están presentes los correos electrónicos que se van a archivar (p. Ej. Correo entrante), ubique el mensaje que desea archivar, haga clic con el botón derecho en su vista previa y seleccione el elemento Archivo en el menú que se abre.
Alternativamente, seleccione el mensaje a archivar y presione el botón Archivo ubicado en la parte superior o, si está trabajando desde un MacBook o un iMac al que está conectado un trackpad, coloque el cursor en el mensaje que le interesa, mientras dos dedos se deslizan de derecha a izquierda en la superficie del trackpad y luego presione el botón verde Archivo que aparece a la derecha del mensaje.
Todos los mensajes que archive se moverán a la carpeta Archivo: al abrirlo, puede hacer clic con el botón derecho en los mensajes individuales archivados y, desde el menú que se abre, eliminarlos haciendo clic en el elemento Borrar, muévalos a otra carpeta presionando sobre el elemento Moverse y así.
Página de inicio de sesión de Outlook.com, presiona el botón Iniciar sesión, introducir eldirección de correo electrónico que contiene los correos electrónicos que desea archivar, haga clic en el botón Hacia adelante, introducir el contraseña de su cuenta en el campo de texto correspondiente y luego presiona el botón Iniciar sesión.
Una vez que haya iniciado sesión, seleccione de la columna de la izquierda la carpeta que contiene los mensajes que se van a archivar (p. Ej. Correo entrante, Correo basura, etc.), luego ubique el correo electrónico de su interés, haga clic con el botón derecho en su vista previa y seleccione el elemento Archivo en el menú que se abre. Alternativamente, después de seleccionar un mensaje colocando una marca de verificación en él, presione el botón Archivo ubicado en la barra superior.
En caso de dudas, puede mover el mensaje archivado a su "carpeta original" de la siguiente manera: presione la pestaña Archivo ubicado en la columna de la izquierda, haga clic con el botón derecho en la vista previa del mensaje y haga clic en los elementos Mover> [Nombre de la carpeta a la que mover el mensaje] (ex. Correo entrante). También puede mover el mensaje seleccionándolo y presionando en los subtítulos Mover a> [Nombre de la carpeta a la que mover el mensaje] (ex. Correo entrante) que se encuentra en la barra de menú en la parte superior.
Si desea eliminar un mensaje archivado, en su lugar, coloque el cursor del mouse sobre su vista previa y haga clic en el icono del basura que aparece o, si lo prefiere, haga clic con el botón derecho en la vista previa del correo electrónico y seleccione el elemento Borrar en el menú que se abre. Simple, ¿verdad?
¿Android o iOS? Te garantizo que incluso en este caso la operación que estás llamado a realizar no es nada complicada: lo único que tienes que hacer es identificar los correos electrónicos de tu interés y presionar el comando correspondiente que te permita archivarlos.
Después de iniciar la aplicación Outlook en su dispositivo, inicie sesión en su cuenta (si es necesario), toque el botón Correo (el icono de la sobre de carta ubicado en la parte inferior izquierda) y, en la pantalla que se abre, presiona el botón (≡) ubicado en la parte superior izquierda para seleccionar el cuadro que contiene los mensajes que se archivarán (p. ej. Correo entrante, Correo enviado, etc.).
En este punto, ubique el mensaje que desea archivar y cree uno deslizar de derecha a izquierda en su vista previa y, como por "magia", aparecerá el botón verde Archivo: continúe arrastrando el dedo hacia la izquierda para archivar el mensaje seleccionado y listo.
Para ver los mensajes que ha archivado, vuelva a tocar el botón (≡) colocado en la parte superior izquierda y presiona sobre el elemento Archivo. Si desea devolver un mensaje archivado a su bandeja de entrada, todo lo que tiene que hacer es volver a hacerlo. deslizar de derecha a izquierda en la vista previa del mensaje en sí; mientras que si desea eliminar uno de los correos electrónicos archivados, primero debe abrirlo tocando su vista previa y luego presionar el icono del basura en la parte superior derecha. ¿Más fácil que eso?
Archivar correos electrónicos de Outlook en otros clientes de correo electrónico
Para concluir, quiero darte algunos "consejos" sobre cómo archivar correos electrónicos de Outlook en otros clientes de correo electrónico. Si ha configurado su dirección de correo electrónico de Outlook en otros clientes, es probable que esté interesado en saber cómo proceder y nos pondremos en contacto con usted de inmediato.
- Correo de Windows 10 - presiona el botón (≡) ubicado en la parte superior izquierda, seleccione la carpeta que contiene los mensajes que se archivarán (p. ej. Correo entrante), haga clic con el botón derecho en la vista previa del correo electrónico y seleccione el elemento Archivo en el menú que se abre.
- Correo de Apple - si utiliza Correo arriba Mac, seleccione la carpeta que contiene los mensajes que se archivarán en la barra lateral izquierda (p. ej. Entrada> En vivo), haga clic con el botón derecho en la vista previa del mensaje y seleccione el elemento Archivo o, alternativamente, seleccione el mensaje y presione el botón Archivo colocado en la parte superior. Arriba iPhone es iPaden su lugar, ubique el mensaje que desea archivar, deslice el dedo de derecha a izquierda en su vista previa (sin llegar al extremo izquierdo de la pantalla, de lo contrario el mensaje se eliminará directamente), presione el botón (…), toca el elemento Mover mensaje ... y presione en el artículo Archivo.
- Mozilla Thunderbird - seleccione de la barra lateral izquierda la carpeta que contiene los correos electrónicos que se archivarán, haga clic con el botón derecho en el mensaje que desea archivar y seleccione el elemento Archivo en el menú que se abre.