Teniendo en cuenta las numerosas solicitudes que recibí a este respecto, hoy quiero tratar nuevamente con Excel y su función que muchos subestiman: los menús desplegables.

Con los menús desplegables, puede simplificar la entrada de datos en hojas de cálculo al evitar el tipado repetido de datos recurrentes (por ejemplo, días de la semana, nombres de personas, categorías de productos, etc.). Su utilidad viene dictada por el hecho de que son extremadamente flexibles: pueden extraer su información de una secuencia de celdas ya presentes en la hoja de cálculo o de una serie de opciones definidas "manualmente" por el usuario. En ambos casos, su uso es extremadamente intuitivo y, una vez descubiertos los comandos para crearlos, se vuelven casi indispensables.

¿Estás listo para conocerlos? Bien, tome cinco minutos de tiempo libre y ponga en práctica las instrucciones sobrecómo crear menús desplegablesque encontrará a continuación. Te aseguro que a pesar de ser un principiante con Excel no encontrarás dificultades. El tutorial se creó sobre la base de Office 2016 para Windows, pero las indicaciones presentes en él también son válidas para las versiones anteriores del paquete (desde 2007 en adelante) y para la versión Mac de Excel. ¡Feliz lectura!

Lista simple

Como se mencionó anteriormente, los menús desplegables de Excel pueden contener valores definidos directamente por el usuario (por lo tanto, oraciones, palabras o dígitos presentes exclusivamente dentro del menú) o valores ya presentes en otras áreas (u otras páginas) ) de la hoja de cálculo.

Para crear el primer tipo de menú desplegable que contiene los valores definidos por el usuario directamente, tiene que seleccionar las células en las que para entrar en el menú y haga clic en el botónvalidación de datos se encuentra en la pestañadatos de Excel (arriba a la derecha ). Si no puede encontrarlo, es el icono el que muestra dos campos de texto blancos: al lado del primero hay un tic verde y al lado del segundo un letrero rojo de prohibición.

Si necesita ayuda para seleccionar varias celdas al mismo tiempo, sepa que basta con hacer clic en la primera celda para incluirla en la selección; a continuación, usted tiene que mantener la tecla Shift(Shift) del teclado del ordenador y haga clic en la última celda a seleccionar (suponiendo que usted desea seleccionar un rango de celdas que pertenecen a la misma columna o fila). Para seleccionar "dispersos" en varias líneas de células y columnas debe utilizar la combinación de teclas Ctrl + cliccombinación de Windows y Cmd + clic en Mac.

Ahora debe definir los valores que aparecen en el menú desplegable. En la ventana que aparece, a continuación, seleccione el elementoPermitir menú de la lista y escriba en el campo Origen, todas las opciones que desee mostrar en el menú (separados por un punto y coma). Por ejemplo, si desea que aparezca en el menú desplegable de elementos de menú Valor 1,Valor Valor 2 y 3, en Excel que tiene que escribirOrigen Valor 1; Valor 2; 3 Valor.

En este punto, presiona sobrebotón Aceptar para guardar la configuración, seleccione cualquier celda en la que entró en el menú desplegable y verá una pequeña flechaa la derecha. Haga clic en esta flecha y verá un menú que aparece con todas las opciones que ha especificado previamente en el campoOrigende Excel.

A continuación, para cambiar las opciones disponibles en el menú desplegable, seleccione de nuevo las celdas en su hoja de cálculo, haga clic en el botón puls Botón de validación de Excel Data Validation y cambie los valores en el campo campo Origin campo.Menú desplegable con valores de la hoja de cálculoAhora veamoscómo crear menús desplegables de Excelusando valores ya presentes en la hoja de cálculo.

El primer paso que debe tomar es seleccionar las celdas que contienen los datos que desea incluir en su menú desplegable. Las celdas deben colocarse en la misma fila o en la misma columna (sin interrupciones entre una celda y la otra).

Cuando la operación esté completa, seleccione la pestaña Form Fórmulas de Excel y haga clic en el botónDefinir nombre pulsante ubicado en la parte superior derecha (el ícono de la etiqueta blanca). En la ventana que se abre, escriba el nombre

bajo el cual desea agrupar los valores que se acaba de seleccionar (por ejemplo.

categorías si se ha seleccionado una lista con varias categorías de productos, díassi ha seleccionado una lista con todas las días de la semana, etc.) y haga clic en el botónOK to para guardar los cambios.Finalmente, seleccione las celdas donde desea insertar su menú desplegable, vaya a la pestañaDatosExcel y haga clic en el botónValidación de datosubicado en la esquina superior derecha (el icono de los dos campos de texto con la marca de verificación verde y la señal de prohibición roja).En la ventana que se abre, seleccione la opción

lista de admitidos en el menú y escriba en el campoorigen, el nombre del conjunto de datos que seleccionó anteriormente, anticipando el símbolo "=". Por ejemplo, si desea crear un menú desplegable con los valores del grupo "día" que tiene que escribir

= días, mientras que si se desea crear un menú desplegable con los valores del grupo "categorías" que tiene que escribir =categorías. Luego presione el botónOK and y verá que aparece un menú emergente en todas las celdas que ha seleccionado previamente.Ahora intenta adivinar: ¿qué contendrá los menús desplegables que aparecieron en las celdas de tu hoja de cálculo? Exactamente! Todos los valores de las celdas que ha agrupado al comienzo del procedimiento.Otra cosa muy interesante para subrayar: al cambiar los valores en las celdas agrupadas al comienzo del procedimiento, las entradas en los menús desplegables también se modifican. Todo de forma completamente automática. Cómodo, ¿verdad?Si lo desea, también puede editar grupos de celdas previamente agrupados y agregar o eliminar valores de ellos. Para cambiar el rango de celdas que forma parte de un grupo, seleccione la fichaFórmulas de Excel, haga clic en el botónAdministrar nombres y haga doble clic en el nombre del grupo que desea editar. En la ventana que se abre, haga clic en el icono de laflecha roja(abajo a la derecha) y defina el nuevo rango de celdas que se incluirán en el grupo.¿Ha cambiado de opinión y quiere eliminar un menú desplegable previamente creado en Excel? No hay problema Si cambia de opinión, puede quitar desplegable de celdas de Excel menús simplemente seleccionando el último, al hacer clic en el botón

validación de datos se encuentra en el programa de la tarjeta

Información (arriba a la derecha) y pulsando en el botón Borrar todopresente en la ventana que se abre.