Recientemente recibió la tarea de crear un informe del último mes hábil para guardar en los archivos de su empresa. Esto no sería un problema en absoluto, si no le hubieran pedido que guardara todo en formato PDF / A: nunca antes había oído hablar de este tipo de archivo, por lo que no tiene la menor idea de cómo crear PDF / A y necesita ayuda inmediata y concreta, ¡ya que el temido día límite se acerca cada vez más!

Bueno, me complace informarte que estás en la guía adecuada para consultar: en las siguientes líneas, de hecho, pretendo explicarte en detalle cómo crear documentos en formato PDF / A utilizando una serie de programas y online servicios. Sin embargo, antes de continuar, déjeme darle más información sobre el tema: el formato PDF / A es una "variante" del formato PDF clásico, diseñado principalmente para el archivo de archivos a largo plazo. En otras palabras, guardar un documento en PDF / A significa preservar su formato a lo largo del tiempo, garantizando así que el archivo en cuestión se muestre siempre de la misma forma independientemente del dispositivo y programa utilizado para ello.

Ahora que tienes una idea clara del propósito exacto del formato PDF / A, ha llegado el momento de llegar al meollo del asunto: ponte cómodo, tómate un tiempo libre para dedicarme a mí mismo y lee con mucha atención lo que Tengo que explicar este tema. Estoy seguro de que, al final de esta lectura, podrá crear perfectamente documentos en formato PDF / A, para satisfacer su jefe justo a tiempo para el período de presentación de informes de la empresa. Habiendo dicho eso, ¡solo tengo que desearles una buena lectura y un buen trabajo!

conectado al sitio web de LibreOffice, haga clic en el botón Descarga LibreOffice x.y.z para iniciar inmediatamente la descarga del archivo de instalación, inicie el programa que acaba de descargar y siga cuidadosamente las instrucciones en pantalla para finalizar el procedimiento de instalación: en Ventanas, esto lleva a hacer clic en el botón varias veces Hacia adelante hasta llegar al final del proceso de instalación.

Si está utilizando un Mac, en su lugar, debe arrastrar el icono de LibreOffice en la carpeta Aplicaciones de Mac OS usando la ventana que aparece en la pantalla. Además, para traducir el programa al italiano, también debe descargar el paquete de idioma adicional (que no es necesario, sin embargo, en la versión de Windows): haga clic en el botón Interfaz de usuario traducida disponible en la página de descarga del programa.

En este punto, inicie LibreOffice (haciendo clic derecho en su icono en la carpeta Aplicaciones y seleccionando el artículo Abre en el menú contextual, para evitar las restricciones de macOS en aplicaciones de desarrolladores no certificados en el primer inicio) y ciérrelo presionando cmd + q en el teclado. Una vez hecho esto, inicie el archivo del paquete de idioma (p. Ej. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), haga doble clic en su icono adjunto a la ventana que se muestra en la pantalla y presione los botones abrla es Instalar en pc para instalar la interfaz de usuario en italiano.

Una vez que se complete la fase de configuración, comience LibreOffice llamándolo desde la carpeta LibreOffice del menú Comienzo de Ventanas (accesible a través del icono de la bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla), desde la carpeta Aplicaciones de El Mac o de Vista de actividad de Linuxy luego seleccione, en la pantalla de bienvenida del programa, el tipo de documento que mejor se adapte a sus necesidades (p. ej. Redactor de documentos nuevos).

En este punto, todo lo que tiene que hacer es completar el documento con la información deseada; si, por el contrario, desea crear un archivo PDF / A a partir de un documento existente, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el menú Archivo> Abrir de la aplicación elegida y seleccione, utilizando el administrador de archivos que se muestra en pantalla, el documento sobre el que desea actuar.

Recientemente, tuvo la tarea de crear un informe del último mes comercial para mantenerlo en los registros de su empresa.

En cualquier caso, una vez que haya terminado de realizar los cambios necesarios, puede crear el archivo en formato PDF / A accediendo a la función de exportación del documento: para ello, haga clic en el menú Archivo ubicado en la parte superior izquierda del programa, seleccione el elemento Exportar cómo y luego haga clic en la opción Exportar en formato PDF ....

Inmediatamente después, se muestra un cuadro de diálogo en la pantalla que le permite elegir entre numerosas opciones para guardar el PDF resultante; para poder guardar en formato PDF / A, coloque la marca de verificación junto al elemento Archivo PDF / A-1a (ISO 19005-1) ubicado justo debajo de la caja General, haga clic en el botón Exportar ubicado en la parte inferior y elija la ruta para guardar el archivo PDF / A que acaba de crear. No fue difícil en absoluto, ¿verdad?

Microsoft Office (Windows)

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En cuanto a la creación y gestión de documentos de oficina, Microsoft Office es sin duda una de las soluciones más completas: como tal, ¡no podía faltar en sus programas la opción de exportar documentos en formato PDF / A! Antes de continuar, tengo una premisa importante que hacerte: aunque Microsoft Office también está disponible para Mac, esta versión carece de la funcionalidad para crear archivos en formato PDF / A. Entonces, si tiene una computadora equipada con macOS, le sugiero que consulte una de las otras soluciones informadas en esta guía.

Como seguramente sabrá, para usar Microsoft Office para Windows necesita desembolsar algo de dinero: la suite está disponible mediante suscripción a Oficina 365 (con precios a partir de 7 € / mes) o mediante la compra de una licencia Office Hogar y Estudiantes 2016 para PC, al precio de 149 € tarifa única.

Sin embargo, si necesita urgentemente los programas de la suite, puede aprovechar la suscripción de un mes gratis a Office 365 Hogar: para hacerlo, conectado a esta página web, haga clic en el botón Pruébelo gratis durante 1 mes, ingrese los detalles de su cuenta de Microsoft en la siguiente ventana y especifique, cuando se le solicite, un método de pago válido (durante los primeros 30 días de uso del servicio, no se le cobrará absolutamente nada). Si aún no tiene una cuenta de Microsoft, puede crearla siguiendo las instrucciones que le di en la mía tutorial temático.

Al final del procedimiento de registro, se le enviará por correo electrónico el enlace para descargar el archivo de instalación de Office: después de completar la descarga, inicie el programa descargado y siga las instrucciones en pantalla para instalarlo en su computadora.

Recuerda que, para evitar cargos no deseados luego de los primeros 30 días de uso de Office, debes cancelar la renovación automática de la suscripción: para ello, conectado a este sitio web, ingresa las credenciales de la cuenta de Microsoft con la que descargaste Office, haga clic en la voz Cancelar correspondiente a la descripción de la suscripción y siga las instrucciones que se muestran en pantalla para cancelar la renovación automática. En caso de problemas o para obtener instrucciones más detalladas sobre la descarga de Office, le insto a que consulte mi guía específica sobre cómo descargar Office.

Cómo crear PDF / A

Una vez que se complete la fase de instalación de Office, inicie el programa más relevante para el documento que desea crear (p. Ej. Microsoft Word) recordándolo de Menu de inicio de Ventanas, presiona el botón para la creación de un nuevo documento (ej. Documento en blanco) y rellénelo con la información que necesita. Si lo necesitas crear PDF / A de un documento existente, haga clic en la sección Archivo ubicado en la parte superior izquierda, luego en el botón Abre, seleccione la fuente en la que se encuentra el documento (p. ej. Esta PC) y use el siguiente panel para ir a su ruta e importarlo al programa.

Sin embargo, una vez que haya completado sus cambios, haga clic en el menú nuevamente Archivo ubicado en la parte superior izquierda, seleccione el botón Exportar y luego haga clic en el botón Crear PDF / XPS para iniciar el procedimiento de exportación. En la siguiente ventana, escriba un primer nombre para asignar al archivo y asegúrese de que en el menú desplegable Guardar como el formato está especificado PDF, luego presiona el botón Opciones ... colocado un poco más abajo, ponga la marca de verificación al lado del artículo Cumple con ISO 19005-1 (PDF / A) y haga clic en los botones OK es Publicar para finalizar el guardado del documento.

PDFCreator (Windows)

Recientemente, tuvo la tarea de crear un informe del último mes comercial para mantenerlo en los registros de su empresa.

Espera, ¿me estás diciendo que necesitas guardar un archivo listo para usar en formato PDF / A, pero que no es compatible con los programas antes mencionados? ¡Entonces creo que tengo la solución adecuada para ti! Creador de PDF es software para Ventanas que agrega una “impresora virtual” al sistema, capaz de generar archivos PDF desde cualquier programa que incluya funcionalidad de impresión.

¿He dado en el clavo y este programa ya le ha llamado la atención? Perfecto, luego pasemos a la práctica: primero, conectado a la página de descarga de PDFCreator, presione el botón Descargar y repita la operación con el botón Descargar correspondiente a la sección PDFCreator Gratis para empezar a descargar la versión gratuita del programa, más que suficiente para el objetivo que te has marcado.

Una vez hecho esto, inicie el archivo que acaba de descargar (p. Ej. PDFCreator-3_2_2-Configuración), presiona los botones es OK, ponga la marca de verificación junto a la casilla Ajustes avanzados, presione el botón 3 veces Hacia adelante, seleccione el artículo Instalación mínima en el menú desplegable propuesto, vuelva a hacer clic en el botón 3 veces Hacia adelante y finalizar el procedimiento de configuración presionando los botones Instalar en pc, No, gracias, Saltar es final.

El juego está prácticamente hecho: abre como de costumbre el archivo que quieres convertir a formato PDF / A, accede a las opciones de impresión del programa que estás usando (yendo, por ejemplo, al menú Archivo> Imprimir o presionando la combinación de teclas Ctrl + P), elija la impresora virtual Creador de PDF de la lista de impresoras disponibles y presiona el botón OK /Impresión para acceder a la ventana de configuración del programa.

En este punto, seleccione el elemento PDF / A (conservación a largo plazo) en el menú desplegable Perfil adjunta a la nueva ventana que se abre en la pantalla, si lo desea, escriba la información en Título, autor, tema es Palabra clave del documento, si es necesario configure la ruta de guardado del mismo presionando el botón […] y finalizar la exportación haciendo clic en el botón Ahorrar.

Nota: para una mayor compatibilidad, puede utilizar el formato PDF / A-1b “antiguo”, en lugar del que sugiere el programa (el PDF / A-2b). Para hacer esto, en la ventana de PDFCreator, haga clic en el icono PDF / A-2b ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione el elemento PDF / A-1b de la lista de opciones propuestas y luego guarde el archivo como de costumbre.

sitio web del servicio, presiona el botón Elija archivo / Cargar archivo colocado en la página que se abre en la pantalla y use el siguiente panel para seleccionar el documento a convertir. Una vez hecho esto, configure la entrada PDF / A en el menú desplegable Formato de salida, deja el campo sin cambios Intención de salida y configurar, en el menú desplegable Método de entrega, la voz Espere la conversión en el navegador si desea descargar el archivo a través del navegador o la voz Envíeme un enlace al documento por correo electrónico si desea recibir por correo electrónico el enlace para descargar el archivo convertido (en este caso, deberá liberar su dirección de correo electrónico).

Una vez finalizada esta fase, presione el botón Subir y convertir para cargar el archivo e iniciar el proceso de conversión del archivo. Una vez finalizada la conversión, el archivo se descargará automáticamente o se enviará un enlace de descarga a su dirección de correo electrónico, según la elección que haya realizado anteriormente.

Si DocuPub no pudo brindarle el resultado que deseaba, sepa que existen varias alternativas a este portal: solo para darle algunos ejemplos, incluso servicios como ZamZar o iLovePDF ofrecen la posibilidad de crear PDF / A a partir de documentos existentes. Te sugiero que eches un vistazo a mi guía sobre cómo convertir PDF / A para obtener más información sobre el tema: ¡estoy seguro de que no te arrepentirás!