El jefe ha pasado una hoja de cálculo con los vencimientos del último cuarto, pidiendo a analizar su contenido y crear informes de resumen que se presentará a la próxima reunión. ¿Prefiere evitar esta molestia, pero es parte de su trabajo y que sin duda no se puede obtener de vuelta por esta razón, que busca una solución que le puede ayudar en esta tarea y no requiere experiencia informática especialmente grande, que por desgracia no lo hace tener.

¿Qué pasaría si te dijera que los programas de gestión más populares, hojas de cálculo, como Microsoft Excely LibreOffice, tienen acceso a una herramienta muy potente y adecuado para este propósito? Bueno, eso es todo: Esta herramienta se llama tabla de pivotey le permite crear una "lista" (con operaciones automáticas adjuntos en los valores numéricos para ser procesados) a partir de un conjunto de datos en una hoja de cálculo en unos pocos clics .

¿Cómo dices? Ahora estoy intrigado y me gustaría entendercómo crear una tabla dinámica para complacer a su jefey crear el informe que necesita? Entonces no dudes más y leer cuidadosamente todas las instrucciones que voy a dar en las siguientes líneas: Puedo garantizar que al final de esta guía, usted será capaz de cumplir con su tarea a la perfección. ¡En este punto, solo puedo desearle buena lectura y buen trabajo!

  • Preparativos Inicio Crear una tabla dinámica con Microsoft Excel
    • Operar la tabla Crear una tabla dinámica con LibreOffice Calc Preparativos

    Antes de seguir y comprendercómo crear una tabla dinámica, debe decir unas pocas palabras sobre el uso de las tablas de este tipo, sin olvidar el formato de la hoja de trabajo desde la cual deberíamos comenzar.

    Exactamente como he mencionado en las barras de introducción de este tutorial, una tabla dinámica es un método "alternativo" para reordenar los datos ya presentes en una hoja de cálculo: de hecho, es posible explotar una tabla dinámica para obtener unaresumenrápida pero completa, la información de que dispone, con la posibilidad de ordenar ellos y combinarlos con la sensación de que usted tiene que considerar, sin cambiar la estructura de la hoja de cálculo de arranque.

    En otras palabras, una tabla dinámica ofrece la posibilidad de analizar de un vistazo los datos en una hoja de cálculo sin tener que aprender a utilizar las fórmulas y macros: sólo para dar un ejemplo, dado el conjunto de los gastos de explotación una casa, puede crear una tabla dinámica para mostrar "sobre la marcha" salidas para cada mes del año y cada causal (facturas, gastos médicos, de educación, etc.), en lugar de añadir manualmente - y dependiendo de la categoría elegida - los elementos de cada columna

    Para que el programa (en esta guía utilizaremos como ejemplosMicrosoft ExcelyLibreOffice Calc) es capaz de generar una tabla dinámica que contiene datos exactos, es necesario que los datos en la hoja de cálculo de salida están bien estructuradosy responder a una serie de condiciones específicas, que voy a enumerar a continuación.

    • Si la tabla dinámica debe contener encabezados, la hoja de trabajo también debe contener encabezados.
    • Laslíneas de encabezado, si las hay, deben preceder inmediatamente a las filas de datos, sin ninguna separación.
    • En la hoja de cálculo inicial, o al menos en el rango de datos para el que se construye la tabla dinámica,no debe haber líneas vacías.
    • Los datos contenidos en las columnas debe ser homogénea, por lo que se pueden combinar (sumar, restar, multiplicado, clasificadas, se contaron y así sucesivamente) que va a crear la tabla dinámica. Esto significa, por ejemplo, que en una columna "Importe" hipotética debería haber solo y solo valores numéricos, relativos a los importes en la moneda elegida.

    En las siguientes partes de este tutorial, me referiré a una hoja de cálculo que contiene una declaración de salidas para las amas de casa costos mensuales: la columnaA contiene la referenciames, la columna de lala categoría Bdell ' salir y, finalmente, la columnaCcontiene la cantidad relativa en euros.

    En cuanto a las versiones de los programas, en esta guía me referiré a Microsoft Excel 2016 y LibreOffice Calc 5, que se ejecutan en la plataformaWindows. Sin embargo, las mismas instrucciones se pueden usar con seguridad en las versiones anteriores / posteriores de los programas antes mencionados o en sistemas operativos que no sean Windows, por ejemplo,macOS.

    Crear una tabla dinámica con Microsoft Excel

    ¿TieneMicrosoft Excelpara administrar sus hojas de cálculo? Esta es la sección adecuada para usted: en las siguientes líneas le proporcionaré todas las instrucciones que necesita para crear y administrar una tabla dinámica utilizando la aplicación producida por Office.

    Solo para comenzar, haga doble clic en el archivo de Excel que contiene los datos que se procesarán, asegurándose de que la hoja de cálculo cumpla con los requisitos enumerados anteriormente. Sin embargo, si usted tiene que comenzar desde un archivo nuevo, iniciarMicrosoft Excel, haga clic en el espacio en blancolibro de trabajo, a continuación, llenar el documento así creado con los datos que desea adjuntar en la tabla dinámica. Si desea personalizar mejor su nueva hoja de cálculo, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo usar Excel para encontrar una serie de consejos útiles.

    Ahora que su hoja de cálculo está lista, puede proceder a crear la tabla dinámica asociada: seleccione, arrastrando el mouse, el rango of de datos que desea procesar (o haga clic dentro de una celda de datos) cualquiera para procesar la hoja de trabajo completa), presiona la entradaInsertarubicada en la parte superior y luego el botónTabla dinámica, que se encuentra a la izquierda.En este punto, la pantalla va a abrir, colocar una marca de verificación junto a la voz

    Seleccionar mesa o intervalo (si es necesario), asegúrese de que la tabla/ Cocinacontiene todas las celdas de la tabla (o de " rango de datos seleccionado), coloque la marca de verificación al lado del elementoNueva hoja de cálculoy presione el botónOK. El juego está hecho: Excel abrirá automáticamente la nueva hoja de trabajo (puede volver a la hoja de cálculo anterior en cualquier momento usando las pestañas ubicadas a continuación) preparada para el procesamiento de datos a través de la tabla dinámica.Tenga en cuenta que los encabezados de la tabla (por ejemplo.

    referencia Mes,CategoríaysalidaMonto) convertido en este punto los camposde la tabla dinámica, disponer y organizar en función de lo que desea obtener .Trabajar en la mesaAntes de organizar los campos en la tabla dinámica recién creada, permítame brindarle información general sobre la organización de este tipo de tabla. Una tabla dinámica, exactamente como se muestra en la ventana de Excel, se compone principalmente de tres áreas de interés: el área

    Línea

    , el áreaColumnay el áreaValores.En términos generales, se puede decir que los campos no numéricos (en nuestro ejemplo, las categorías de gastos) se organizan en el áreaRiga

    , los campos que contienen fechas, horasoperíodos de referencia están dispuestos en columnas, mientras que los campos numéricos(por lo general las que se debe combinar con operaciones matemáticas) se añaden a laValores. Sin embargo, debe decirse que la disposición de los campos en las áreas de una tabla de este tipo varía mucho dependiendo del tipo de "resumen" que se debe obtener y el escenario en el que se lleva a cabo el análisis.Sin esta premisa, es el momento de añadir campos a la tabla dinámica que acaba de crear: identifica el área

    campo de tabla dinámica situada a la derecha de la pantalla de Excel, a continuación, seleccionar con el ratón uno de los campos disponibles (por ejemplo,Mes de referencia) y arrástrelo al área más adecuada de la tabla (por ejemplo,Columnas), y luego repita la operación para todos los campos que desee analizar. En este ejemplo, se añadirá el campo Categoría cargaa las líneasy los valores de rango de salidacampo de cantidad, a fin de obtener una vista completa de los gastos totales para cada mes.Por defecto, las tablas dinámicas de Excelrealizar la suma de los valores de los datos

    en el campo, si son numéricos, o el recuentosi son textuales o desigual; Si lo desea, puede cambiar este comportamiento haciendo clic derecho en la sumacelular de [Nombre de columna]la tabla dinámica, y luego seleccionando lavoz resume los valores en el menú que aparece en la pantalla. En este punto, solo tiene que elegir la operación aritmética que desea realizar en los datos contenidos en el campo de valores (mínimo, máximo, promedio, etc.).Si lo desea, en lugar de mostrar los valores de moneda (o cualquier otro formato numérico), se puede optar por mostrar en porcentaje: en el ejemplo que estamos analizando, esto sería muy útil para estudiar la categoría con el porcentaje de los gastos más alta. Para continuar, haga clic derecho en la celda del valor de resumen (por ejemplo,Agregar Importe de Importación

    ) y seleccione elementosMostrar valores como>% de la suma total.Por supuesto, se puede utilizar el formato de valores que más le convenga y mover campos dentro de las distintas áreas que lo desee, hasta que llegue la vista que desee: esta es la fuerza de las tablas dinámicas! Por último, quiero recordarles que la tabla dinámica se actualiza automáticamente cuando se abonen, elimina o el valor que pertenece a la gama de los datos incluidos en la elaboración cambió: Si el proceso de actualización no es inmediata, puede hacer clic en el botón Actualizar

    unido al panelCampos de la tabla de pivotey ubicado en la parte inferior derecha.Si ha llegado hasta aquí, significa que tiene toda la información que necesita para construir una tabla dinámica usando Microsoft Excel. Pero quiero recordarles que las posibilidades de este programa no termina ahí: el derecho de hacer que algunos ejemplos, puede generar gráficos e histogramas, apilarlos para crear incluso estadísticas más precisas, crear tablas más o menos complejos para gestionar los datos de clasificación y mucho, mucho otra. En resumen, ¡el potencial de este software no está limitado en absoluto!Además, les deseo que se puede editar con archivos Excel creados incluso en diferentes plataformas Winows y MacOS: el software es de hecho disponible, aunque con algunas limitaciones, tales como aplicaciones para Android, iPhone y iPad (gratis para los dispositivos hasta 10.1 ") y cómo utilizar directamente desde la aplicación web browser.

    Crear una tabla dinámica con LibreOffice Calc

    no utilice Microsoft Excel para manejar hojas de cálculo, sino que se refieren a su lugar de LibreOffice Calc

    ? No se preocupe, puede crear fácilmente tablas dinámicas usando este software. Una vez más, las normas relativas a la construcción de los puntos de vista de hoja de cálculo en la sección sobre información preliminar: los datos deben serconsistente,ordenados y puede haber líneas en blancoaplican.Dicho esto, es hora de ponerse a trabajar: abra la hoja de cálculo que contiene los datos que se procesarán en LibreOffice, o cree uno siguiendo escrupulosamente las reglas mencionadas anteriormente. Después de eso, seleccione el rango de datos que se manejará con el mouse (encabezados incluidos) o haga clic en cualquier celda en el intervalo para analizar toda la tabla, luego presiona el menúInsertar

    ubicado en la parte superior y seleccione el elementoMesa giratoria ...de este último.hecho, fijar una marca de verificación junto a

    la selección actual en el pequeño panel que es estar abierto, presiona OKy, siguiendo las mismas reglas que he sugerido a usted en una sección de Microsoft Excel, tiene los campos de la hoja de cálculo (por ejemplo.referencia Mes, el gastoCategoríasalida y cantidad) en los campos de la tabla dinámica correspondiente (campos filas, campos de columnacampos de datosy).De nuevo, la operación predeterminada en los campos de datos numéricos essum

    : para cambiar este comportamiento, haga doble clic en la entrada correspondiente (p. Ej.Salir de cantidad) y seleccione la operación deseada (sum, count, median, average, etc.) desde el cuadro de selecciónFunción, luego presionandoOKpara completar la operación.Para finalizar la creación de la tabla dinámica, no hace clic en el botón

    bien inmediatamente después, el programa muestra la nueva hoja que contiene la tabla resultante de la operación anterior, se puede personalizar de forma gráfica se benefician del apoyo del bolsillo lateral conveniente que va para abrir a la pantalla.Recuerde recibir una ayuda para el procedimiento antes indicado, podrá crear todos los elementos visuales en la tabla pivote que desea: simplemente volver a la hoja de cálculo de beneficios del apoyo de las pestañas situadas en la parte inferior izquierda de la pantalla Calc, y repita la reordenación de los diversos campos.