Su nuevo trabajo requiere que administre grandes cantidades de datos, por lo que ha decidido organizarlos en una base de datos, tanto para mantenerlos en orden como para manipularlos rápidamente y generar tablas o informes de una manera simple. En este sentido, su amigo le habló acerca de "Access il", el software incluido en el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office diseñado para la gestión de bases de datos y, intrigado, decidió probarlo para ver si le puede hacer o no. El único inconveniente, sin embargo, es que no tiene la menor idea de cómo usar Access y tiene miedo de no ser lo suficientemente práctico para tener éxito en su intento.Bien, estoy encantado de decir que estás en el lugar correcto en el momento adecuado en una fila, de hecho, te voy a dar todas las instrucciones que necesita para tomar ventaja de Microsoft Access para crear y mantener su gestión de base de datos, por lo que finalmente puede dar una sentido lógico a sus datos y, por qué no, actualizarlos en poco tiempo. No se preocupe, no se trata de operaciones complejas, lo importante es tener ideas claras sobre cómo organizar y estructurar todo: usted aprenderá cuánto necesita comenzar en el transcurso de esta lectura.Entonces, ¿qué piensas sobre ponerte en acción de inmediato? Siéntese cómodamente, recorte unos minutos y lea todo lo que tengo que contarle sobre el uso de este excelente software: estoy seguro de que, al final de la guía, podrá crear y administrar una base de datos adaptada a sus necesidades. las necesidades. Dicho esto, ¡solo puedo desearle buena lectura y buen trabajo!Índice Cómo instalar Acceso

Cómo crear una base de datos en Access

Añadir

datos Crear relaciones tablas

  • realizar consultas
  • generar informes
    • Cómo instalar
    • acceso ya he mencionado líneas atrás que Access es parte de la suite de productividad de Microsoft Office: este último, sin embargo, no está disponible de forma gratuita: se puede usar solo mediante la compra de una licencia comercial o la suscripción de una suscripción a la plataforma Office 365; para que Access esté disponible en el paquete, debe comprar una licencia de
    • Office 365 Home
    • o superior, con precios que comienzan en

10 euros / mes

. Antes de comprar, aún puede obtener una versión de prueba gratuita de Office para ver si Access es la solución para usted.¿No estás seguro de cómo descargar Office gratis? No se preocupe, el procedimiento es bastante simple: conectado a Microsoft Office 365, haga clic en el botónde prueba gratuita durante 1 mespágina de Internet, escriba el correo electrónico y contraseña asociada con su cuenta de Microsoft (si tiene uno, crea siguiendo mi tutorial especial), luego presiona el botónAcceso

.En este punto, complete los formularios que se muestran en la página siguiente con la información requerida. Para que quede claro, ¿Espera que se le pedirá que especifique unmétodopago: no se preocupe, usted no se le cobrará nada hasta el final del período de prueba de Office 365 (se puede desactivar la renovación automática antes de la expiración a través de esta página Web ). Después de completar los formularios, todo lo que tiene que hacer es seguir las instrucciones en pantalla para descargar e instalar su copia de prueba de Microsoft Office.¿Necesita más aclaraciones sobre los pasos anteriores? Le pido que eche un vistazo a mi guía sobre cómo descargar Office, en la que le expliqué todo en detalle.

Después de la configuración, puede iniciar Access utilizando el icono que reside enInicio / Inicio Pantalla de menúde

de Windows (se accede haciendo clic en el icono en forma de bandera se coloca en la parte inferior izquierda de la pantalla) ocarpetaAplicacionesdemacOS.Cómo crear una base de datos en AccessComo ya he mencionado al principio del post, la creación de una base de datos no es complicado, pero no hay necesidad para que usted sepa exactamente los criterios que se utilizan para organizar los datos en su posesión. Antes de continuar y pasar a la acción real, quiero aclarar los conceptos fundamentales de lo que se refiere a los elementos que componen una base de datos.Tabla: este es un conjunto de

líneas horizontales

y

  • columnas verticales. En las columnas (ocampos) se indican laspropiedadesdel elemento, mientras que cada fila identifica un dato preciso.propiedades querer tomar, por ejemplo, una tabla de los estudiantes, se definirán las columnascada estudiante, uno para cada columna: vamos a tener el nombrecampo, el campo Apellido, el nacimientoAño Field, el campoCódigo impositivo, el campoAño del curso, y así sucesivamente. Cada fila, por otro lado, define un solo estudiante. Es necesario que, en cada tabla de acceso, se especifiquen elementos homogéneos (es decir, que tengan las mismas propiedades).Entidad- es el nombretécnico that que define los elementos que forman parte de una tabla.Celda
  • : esta es la unidad (con su valor asignado) en la que se cruzan una fila y una columna. Registro- es el conjunto de propiedades de una entidad específica que pertenece a la mesa: en otras palabras, otro registro que no es una fila de la tabla que define un elemento específico.Clave principal
  • : este es el campo de una tabla que identifica de forma única cada elemento. En otras palabras, la clave principal es una "propiedad única" de un objeto: querer tomar el ejemplo del estudiante, podría utilizar el código fiscal
  • columna como clave principal. Como es fácil de entender, dos claves primarias idénticas no pueden existir dentro de una tabla.Informe
  • - es la "relación" que vincula dos tablas que contienen incluso elementos distintos. Por ejemplo, las tablasestudiantesyexámenes
  • , se pueden vincular de izquierda a derecha por informereclamaciones(estudiante toma el examen) y elinforme apoyado porde derecha a izquierda (examen tomado por el estudiante). Las relaciones se usan en bases de datos formadas por más de una tabla, cuando los elementos de cada uno de ellos deben estar "conectados" de alguna manera.Ahora que está familiarizado con la terminología básica asociada a la base de datos, es el momento para que usted tenga en el trabajo si no lo ha hecho, inicie el programaacceso, haga clic en el escritoriobase de datos en blanco, cesionarios un nombre para la base de datos escribiéndolo en el cuadro de texto proporcionado y haga clic en el botón

Crear.Al igual que los otros componentes de Office, puede tomar ventaja de las plantillas de base de datos ya hechos: se puede buscar utilizando el área de texto apropiado colocado en la parte superior (. EjGestión de Productos), haga clic en el icono que mejor cumpla mejor con sus necesidades y luego con el botónCrear. Para mayor comodidad, a partir de este momento me referiré a una base de datos vacía.

Por defecto, Access crea una tabla que contiene unacampo ID, ya puesto paraclaveprimaria: Si lo desea, puede cambiar el nombre del campo, haga clic en las entradas correspondientes y seleccionando

Renombrarcampo en el menú propuesto. Si, por ejemplo, desea crear una tabla que contenga una lista de estudiantes, puede cambiar el nombre del campoIDaCódigo fiscal.Se puede definir eltipo de datos que debe contener un campo, así como sus propiedades haciendo clic en el campo que desea editar y luego en el campo de entrada: se puede usar el menú desplegable

Tipo de datosyFormato(si se proporciona) para especificarlo. En este ejemplo, el código de impuesto se puede especificar comotexto breve: puede especificar su longitud máxima en el cuadroTamaño de campo. En este ejemplo, el código de impuestos es largo exactamente16 caracteres.Si es necesario, puede marcar la casillaRequeridopara evitar que un campo se quede en blanco. Para añadir un nuevo campo, puede tomar ventaja de los botonescorto Texto, Número, Moneda, Fecha y hora, Sí / Noy

Otroscampos en la tarjetaLos campos, o haga clic en el elementoclic en para añadircoloca todo dentro de la mesa Para eliminar un campo, simplemente haga clic derecho en él y seleccione el elementoEliminar campoen el menú propuesto.Agregar datos¡Ahora que finalmente ha creado la estructura de su tabla, es hora de llenarla con la información que necesita! No se preocupe, la operación es realmente simple: haga clic en la celda que desea completar e ingrese los datos que desea asignarle.Puede moverse de un campo a otro en la grabación presionando la teclaTab(generalmente ubicada arriba de la tecla Shift del teclado) e iniciar un nuevo registro presionando la teclaEnter. Si había asignado el atributo

Obligatorio to a un campo (utilizando el cuadro correspondiente, como expliqué anteriormente), debe asignarle un valor antes de continuar con el siguiente registro.

Para eliminar un registro, haga clic con el botón derecho en the en el rectángulo gris ubicado a la izquierda del primer campo que lo identifica, seleccione el elemento

Eliminar registroen el menú que se abre y luego presione el botónSí.Una vez que la tabla esté completa, puede guardarla presionando el botónGuardar, el botón de disquete located ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de Acceso, dando un nombre a su tabla.

Puede crear nuevas tablas dentro de su base de datos haciendo clic en la secciónCrear, ubicada en la barra en la parte superior, y luego en el botónTabla pulsante.Crear relaciones entre tablasEl método más simple de crear relaciones entre dos tablas es, ciertamente, "vincular" las claves primarias respectivas: si desea volver al ejemplo anterior, puede crear una relación entre las entidades

Estudianteyexamen del Estudiante

"tipo apoya" examen, creandouna conexión entre las claves que identifican de forma única los registros de cada tabla, es decirCódigo fiscal y Código

examen. En términos muy simples, esta operación le dice a la base de datos que los estudiantes y los exámenes incluidos en las tablas están conectados entre sí de alguna manera.Aparentemente, esto puede parecer inútil, pero te garantizo que no lo es, ya que, además de asignar un cierto orden y coherencia a los datos, establecer relaciones entre tablas puede servir para generarinforme: por ejemplo, dentro de la tabla de Estudiantes, un campo hipotéticoNúmero de exámenes admitidospuede contener el recuento automático de las relaciones entre el registro del alumno y los elementos relacionados de la tabla de exámenes. De esta manera, cuando un estudiante vaya a tomar un examen, será suficiente para actualizar el informe y el recuento total se generará automáticamente a pedido.Incluyendo la utilidad de las relaciones, es hora de pasar al punto. Para crear uno, haga clic en el elementoHerramientas de base de datosubicado en la parte superior, luego en el botónRelaciones: desde el pequeño panel propuesto, seleccione la primera tabla que desee incluir en el informe, presione el botónAgregay repite la operación con las siguientes. Una vez que se hayan agregado todas las tablas necesarias, presione el botónCerrar.

En este punto, haga clic en el nuevo panel de Relacionesque aparece en la pantalla de acceso, seleccionar con el ratón la clave principalque identifica el registro de la primera tabla (marcado con un icono en forma de bombilla), arrastre en

clave principal de la segunda tabla y luego presiona el botón Crear: la aparición de una flecha que conecta un cuadro confirma la creación del informe.Después de crear los informes necesarios, presiona el botón Cerrarcolocado en la parte superior y luego en el botón Sípara volver a la vista de tabla.

realizar consultas Una de las herramientas más valiosas de acceso, y en general de la base de datos relacional, se pueden realizar consultas dirigidas, que se define en la jergaconsulta: estos instrumentos, en particular, son fundamentales para que cualquier tipo de búsqueda en la base de datos (por ejemplo "muestran los nombres de los exámenes de 9 UFC"), para modificar en su totalidad bloqueo de registro, o incluso para crear nuevas tablas o informes de tablas existentes (por ejemplo.

" todos los usuarios que tomaron el examen de programación de 1 "..Principalmente, hay dos tipos de consultas: las que la selección, que permiten mostrar el resultado de una búsqueda en base a ciertos parámetros, y los de

control, lo que le permite realizar ediciones por lotes en varios registros a la vez en basado en un criterio de búsqueda específico.

Para crear una consulta, haga clic en la secciónCrearcolocado en la parte superior, a continuación, en el botónconsulta Estructura: seleccione la tabla que desea mostrar los resultados de la propuesta de menú, presiona labotón Agregary finalmente enCerrar. Luego haga clic en el panel pan Panel de búsqueda Quenel1 que aparece en la pantalla.Inicialmente, la pantalla puede parecer un poco complicado, pero en realidad es una de las características más potentes de acceso: haga clic en el campo

celular a la izquierda, seleccione un campo de tabla usando el menú ofrecido abajo y haga clic en para agregarlo a la consulta, luego repita la operación con los siguientes campos.En este punto, puede refinar su búsqueda ajustando las diversas entradas en la tabla pequeña que se muestra a continuación, modificándolas de esta manera.Orden - se puede ordenar los resultados de búsqueda basados ​​en un campo específico mediante la configuración de las entradas ascendente o descendente en el propio campo.

Mostrar- colocando la marca de verificación en el cuadro, el campo se muestra en los resultados.Criterios - aquí se pueden establecer los criterios utilizados para refinar los resultados de acuerdo con el campo elegido (por ejemplo, ver a los estudiantes cuyos años es mayor que o igual a).O- sección útil para especificar operaciones de fusión lógica.Una vez definido correctamente la consulta, presiona sobre el botónRun serán generados sobre la marcha una tabla que contiene los resultados de las consultas realizadas.Si se siente cómodo con el lenguaje SQL y cumple con las operaciones de control (ALTER, Ingreso

,CROSS JOIN y así sucesivamente), puede utilizar el aprovechamiento de los botones

  • actualización,
  • eliminación,
  • y pasar a través deCola
  • en lapantalla Vista de estructura

analizada anteriormente. Si desea dar instrucciones SQL manualmente, presiona el botón pulsadorDefinición de datos para continuar.Generar informes

Generar un informe es sin duda la forma más rápida de obtener acceso inmediato a los datos que desea analizar dentro de su base de datos. Sólo para dar un ejemplo, volviendo a nuestra base de datos Estudiantes / exámenes, es posible que desee generar un informe que muestra todos los estudiantes que tomaron el examen Programación 1.Como se puede imaginar, puede crear un informe a partir de unatablao unaconsulta específicadefinida con el procedimiento que le expliqué hace unos momentos: en general, lo que tiene que hacer es hacer clic en la tabla o consultar usted está interesado en generar el informe, yendo a la secciónCrear,presionando el botónCreación de un botón pulsante y siguiendo las instrucciones en pantalla para definir los campos que se incluirán, los criterios a seguir y, si es necesario, las opciones de agrupación. Una vez que se genera el informe, puede modificar su estructura haciendo clic con el botón derecho en el elemento relacionado ubicado en el panel Informe riquadro del panel izquierdo y seleccionandoVista de estructuraen el menú contextual propuesto.Desafortunadamente no puedo ser más específico acerca de esta operación, porque los casos a analizar serían realmente muchos y no sería suficiente la duración de esta guía para analizarlos todos. ¡Lo que puedo garantizar, sin embargo, es que es una pequeña práctica familiarizarse con esta poderosa herramienta!De hecho, una vez que tenga la experiencia necesaria, solo necesitará unos segundos para acceder solo a la parte de los datos que desea analizar, optimizando así el tiempo disponible y aumentando la productividad: este es el poder de acceso. ¿No encuentras?