El jefe le entregó una hoja de cálculo con los gastos financieros del último trimestre, pidiéndole que analice su contenido y cree informes resumidos para presentar en la próxima reunión. Con mucho gusto lo haría sin esta molestia, pero es parte de su trabajo y no puede dar marcha atrás: por esta razón, está buscando una solución que pueda ayudarlo en esta empresa y que no requiera una experiencia en TI particularmente extensa. que lamentablemente no tiene.

¿Y si te dijera que los programas de gestión de hojas de cálculo más populares, como Microsoft Excel es LibreOffice, ¿tienen una herramienta muy potente y adecuada para tal fin? Bueno, así es: esta herramienta se llama tabla dinámica y le permite crear un "resumen" (con operaciones automáticas relacionadas sobre los valores numéricos a procesar) a partir de un conjunto de datos contenidos en una hoja de cálculo con solo unos pocos clics.

¿Cómo se dice? Ahora te he intrigado y te gustaría entender cómo crear una tabla dinámica para complacer a los tuyos jefe y crear el informe que necesita? Entonces no lo dudes más y lee con mucha atención todas las instrucciones que te voy a dar en las siguientes líneas: Te puedo garantizar que, al final de esta guía, podrás realizar tu tarea a la perfección. En este punto, ¡solo tengo que desearte una buena lectura y un buen trabajo!

Microsoft Excel 2016 y LibreOffice Calc 5, ambos ejecutándose en la plataforma Ventanas. Sin embargo, las mismas instrucciones se pueden utilizar de forma segura en versiones anteriores / posteriores de los programas mencionados anteriormente o en sistemas operativos distintos de Windows, por ejemplo Mac OS.

cómo usar Excel para encontrar una serie de consejos útiles.

Ahora que su hoja de cálculo está lista, puede proceder a crear la tabla dinámica asociada: seleccione, arrastrando el mouse, elrango de datos que tiene la intención de procesar (o hacer clic dentro de cualquier celda de datos para procesar la hoja de trabajo completa), presiona el elemento insertar colocado en la parte superior y luego en el botón Tabla dinámica, residiendo a la izquierda.

En este punto, en la pantalla que se abre, coloque la marca de verificación junto al elemento Seleccionar tabla o rango (si es necesario), asegúrese de que la caja Tabla / Rango contiene todas las celdas de la tabla (o del rango de datos elegido), coloque la marca de verificación junto al elemento Nueva hoja de trabajo y presiona el botón OK. Eso es todo: Excel abrirá automáticamente la nueva hoja de trabajo (puede volver a la hoja de cálculo anterior en cualquier momento usando las pestañas ubicadas a continuación) preparada para el procesamiento de datos a través de la tabla dinámica.

Tenga en cuenta que los encabezados de la tabla (p. Ej. Mes de referencia, Categoría es Cantidad de salida) ahora conviértete en yo campos de la tabla pivotante, para que se disponga y organice de acuerdo con lo que desee lograr.

generar gráficos es histogramas, superponerlos para crear estadísticas aún más precisas, crear tablas más o menos complejo para gestionar la ordenación de datos y mucho, mucho más. En resumen, ¡el potencial de este software no es limitado!

Además, me gustaría señalar que puede editar archivos creados con Excel incluso en plataformas distintas de Windows y macOS: de hecho, el software está disponible, aunque con algunas limitaciones, como una aplicación para Androide, iPhone es iPad (gratis para dispositivos de hasta 10.1 ″) y como una aplicación web que se puede utilizar directamente desde el navegador.

Cree una tabla dinámica con LibreOffice Calc

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No usa Microsoft Excel para administrar sus hojas de cálculo, sino que consulta LibreOffice Calc? ¡No se preocupe, puede crear fácilmente tablas dinámicas con este software! También en este caso, las reglas relativas a la construcción de la hoja de cálculo como se ve en la sección relativa a la información preliminar son válidas: los datos deben ser homogéneo, ordenado y no deben estar presentes líneas en blanco.

Dicho esto, es hora de ponerse manos a la obra: abra la hoja de cálculo que contiene los datos que se procesarán en LibreOffice, o cree una siguiendo estrictamente las reglas mencionadas anteriormente. Una vez hecho esto, seleccione con el mouse el rango de datos sobre el cual operar (incluidos los encabezados) o haga clic en cualquier celda del rango para analizar la tabla completa, luego presione el menú insertar ubicado en la parte superior y seleccione el elemento Tabla dinámica ... de este último.

Cómo crear una tabla dinámica

Una vez hecho esto, coloque la marca de verificación junto al elemento Selección actual en el pequeño panel que se abre, presiona el botón OK y, siguiendo las mismas reglas que sugerí en la sección relacionada con Microsoft Excel, organice los campos de su hoja de trabajo (ej. Mes de referencia, Categoría de gastos es Cantidad de salida) en los campos de la tabla dinámica correspondiente (Campos de fila, Campos de columna es Campos de información).

Nuevamente, la operación predeterminada en los campos de datos numéricos es suma: para cambiar este comportamiento, haga doble clic en el elemento correspondiente (p. ej. Cantidad de salida) y seleccione la operación deseada (suma, recuento, mediana, promedio y así sucesivamente) de la casilla de verificación Función, luego presionando OK para completar la operación.

El jefe le entregó una hoja de cálculo que contiene las salidas financieras del último trimestre, pidiéndole que analice su contenido y cree informes resumidos para presentar en la próxima reunión.

Para finalizar la creación de la tabla dinámica, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el botón OK: inmediatamente después, el programa muestra la nueva hoja que contiene la tabla resultante de las operaciones anteriores, que puede personalizar gráficamente mediante el práctico cuadro lateral que se abre en la pantalla.

Recuerde que, utilizando el procedimiento descrito anteriormente, puede crear todas las vistas en la tabla dinámica que desee: simplemente regrese a la hoja de cálculo, usando las pestañas ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla Calc, y repita la operación cambiando la disposición de los diversos campos.